Es stehen verschiedene Standardkorrespondenzarten wie Rechnungsdruck, Kontoauszug usw. zur Verfügung. Es können auch benutzerdefinierte Korrespondenzarten erstellt werden.
Korrespondenzen können zum Zeitpunkt einer bestimmten Geschäftstransaktionsverarbeitung oder zu einem späteren Zeitpunkt für bereits erstellte Transaktionsbuchungen erstellt werden.
Korrespondenz kann in verschiedenen Formaten wie E-Mail und Fax an Kunden / Lieferanten gesendet werden. Korrespondenz besteht im Wesentlichen aus Briefen usw., die von SAP an den Lieferanten / Kunden usw. gesendet werden.
Die Korrespondenz kann einzeln oder gemeinsam, ad-hoc oder über einen automatisierten Stapeljob erstellt werden.
In diesem Tutorial lernen Sie:
- Arten der Korrespondenz
- Korrespondenzkonfigurationen
- Korrespondenzerzeugung
- Korrespondenzdruck
- Korrespondenz per E-Mail
Arten der Korrespondenz
Im Folgenden finden Sie eine Beispielliste verschiedener Standardkorrespondenztypen, die kopiert werden können, um ein bestimmtes benutzerdefiniertes Formular, Programm usw. zu erstellen.
| Korrespondenztyp | Korrespondenzbeschreibung | Programm drucken | Benötigte Daten | Beispiel eines Standard-SAP-Skriptformulars |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Zahlungsbenachrichtigungen | RFKORD00 | Dokumentnummer | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Kontoauszüge | RFKORD10 | Kontonummer und Datum | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Wechselabrechnungen | RFKORD20 | Dokumentnummer | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Interne Dokumente | RFKORD30 | Dokumentnummer | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Einzelne Buchstaben | RFKORD40 | Kontonummer | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Dokumentextrakte | RFKORD50 | Dokumentnummer | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Kundenaussagen | RFKORD11 | Kundennummer und Datum | F140_CUS_STAT_01 |
Korrespondenzkonfigurationen
Die Konfiguration der Korrespondenz in SAP kann in den folgenden Schritten durchgeführt werden
Schritt 1) Korrespondenztyp definieren
Pfad: - SPRO> Finanzbuchhaltung (neu)> Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung> Kundenkonten> Werbebuchungen> Korrespondenz> Einstellungen für Korrespondenz vornehmen und prüfen> Korrespondenztypen definieren
Transaktionscode: - OB77
Hier stehen verschiedene SAP-Standardkorrespondenzarten zur Verfügung. Sie können auch Ihre benutzerdefinierten Korrespondenztypen erstellen. Sie können angeben, welche Daten zum Generieren einer Korrespondenz erforderlich sind, z. B. für den Kontoauszug können Sie angeben, dass der Kunden- / Lieferantenstamm für den Kontoauszug erforderlich ist. Sie können auch die Datumsparameter und den Text angeben, der für die Datumsauswahl angezeigt werden soll.
Schritt 2) Programm dem Korrespondenztyp zuweisen
Pfad: -SPRO> Finanzbuchhaltung (neu)> Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung> Kundenkonten> Werbebuchungen> Korrespondenz> Einstellungen für Korrespondenz vornehmen und prüfen> Programme für Korrespondenztypen zuweisen
Transaktionscode: - OB78
Hier müssen Sie das Korrespondenzgeneratorprogramm mit dem Korrespondenztyp verknüpfen. Sie können auch verschiedene Programme für verschiedene Buchungskreise angeben. (Außerdem können Sie hier die Standardvariante angeben, die das Programm ausführen soll. Sie können eine solche Variante aus der Transaktion SE38 / SA38 für das Programm erstellen .)
Sie können auch Ihr eigenes benutzerdefiniertes Programm als Kopie des Standardprogramms erstellen und geeignete Änderungen vornehmen, um alle Ihre kundenspezifischen Anforderungen zu erfüllen.
Schritt 3) Bestimmen Sie die Abruffunktionen für den Korrespondenztyp
Pfad: -SPRO> Finanzbuchhaltung (neu)> Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung> Kundenkonten> Werbebuchungen> Korrespondenz> Einstellungen für Korrespondenz vornehmen und prüfen> Abruffunktionen festlegen
Transaktionscode: - OB79
Hier müssen Sie angeben, zu welchem Zeitpunkt Sie den jeweiligen Korrespondenztyp generieren können. Sie können auch eine andere Einstellung für verschiedene Buchungskreise festlegen. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- Zum Zeitpunkt der Dokumenteneingabe (z. B. FB50, FB60 usw.)
- Zum Zeitpunkt der Buchung von Zahlungen (z. B. F-28, F-26 usw.)
- Zum Zeitpunkt der Dokumentanzeige oder -änderung (z. B. FB02, FB03 usw.)
- Zum Zeitpunkt der Kontoanzeige (z. B. FBL1N, FBL5N usw.)
Schritt 4) Weisen Sie dem Korrespondenzdruckprogramm ein Korrespondenzformular zu
Pfad: -SPRO> Finanzbuchhaltung (neu)> Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung> Kundenkonten> Korrespondenz für Werbebuchungen> Einstellungen für Korrespondenz vornehmen und prüfen> Formularnamen für Korrespondenzdruck definieren
Transaktionscode: - OB96
Hier müssen Sie angeben, welche Formulardefinition vom Korrespondenzdruckprogramm verwendet wird. Sie können auch eine andere Einstellung für verschiedene Buchungskreise festlegen. (Das SAP-Script-Formular wird mit der Transaktion SE71 definiert , bei der die verschiedenen Daten im Ausgabeformat angeordnet sind, um verarbeitet zu werden. Dieses SAP-Script-Formular definiert das Layout in der Ausgabe.)
Sie können auch zweistellige Formular-IDs verwenden, mit denen Sie verschiedene Formulare für unterschiedliche Formular-IDs im selben Buchungskreis aufrufen können.
Diese Formular-ID kann im Auswahlbildschirm des Druckprogramms angegeben werden, das die Korrespondenz generiert. Sie können jeweils nur eine Formular-ID für einen Korrespondenztyp auswählen. Sie können mehrere Korrespondenztypen erstellen und unterschiedliche Formular-IDs auslösen.
Schritt 5) Definieren Sie Absenderdetails für die Korrespondenz
Pfad: -SPRO> Finanzbuchhaltung (neu)> Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung> Kundenkonten> Werbebuchungen> Korrespondenz> Einstellungen für Korrespondenz vornehmen und prüfen> Absenderdetails für Korrespondenzformular definieren
Transaktionscode: - OBB1
Hier können Sie die Details für Kopf-, Fuß-, Unterschriften- und Absender verknüpfen. Dieser Text wird unter Verwendung der Transaktion SO10 mit der oben verlinkten Text-ID (z. B. ADRS) definiert. Sie können auch eine andere Einstellung für verschiedene Buchungskreise festlegen. (Es kann auch eine zweistellige Absendervariante definiert werden, die Sie den Auswahlparametern des Druckprogramms zuweisen können. Dadurch werden unterschiedliche Absenderdetails innerhalb desselben Buchungskreises aktiviert.)
Schritt 6) Definieren Sie Sortiervarianten für die Korrespondenz
Pfad: -SPRO> Finanzbuchhaltung (neu)> Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung> Kundenkonten> Werbebuchungen> Korrespondenz> Einstellungen für Korrespondenz vornehmen und prüfen> Sortiervarianten für Korrespondenz definieren
Transaktionscode: - O7S4
Hier können Sie festlegen, in welcher Reihenfolge die Korrespondenzbriefe generiert werden. Wenn Sie beispielsweise einen Kontoauszug für mehrere Anbieter erstellen, werden die Anbieter in dieser Reihenfolge sortiert und der Brief generiert. Diese Sortiervariante kann im Auswahlbild des Korrespondenzprogramms angegeben werden, das die Korrespondenz generiert.
Schritt 7) Definieren Sie Sortiervarianten für Werbebuchungen in der Korrespondenz
Pfad: -SPRO> Finanzbuchhaltung (neu)> Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung> Kundenkonten> Werbebuchungen> Korrespondenz> Einstellungen für Korrespondenz vornehmen und prüfen> Sortiervarianten für Werbebuchungen definieren
Transaktionscode: - O7S6
Hier können Sie festlegen, in welcher Reihenfolge die verschiedenen Werbebuchungen in einem Korrespondenzbrief erscheinen. Wenn beispielsweise ein Kontoauszug eines Anbieters mehrere Rechnungen enthält, werden die Rechnungen in dieser Reihenfolge sortiert und der Brief generiert.
Diese Sortiervariante kann im Auswahlbild des Korrespondenzprogramms angegeben werden, das die Korrespondenz generiert.
Korrespondenzerzeugung
Wie bereits beim Konfigurieren des Abrufpunkts gezeigt, kann die Korrespondenz zu folgenden Zeitpunkten generiert werden: -
- Zum Zeitpunkt der Dokumenteneingabe (z. B. FB50, FB60 usw.)
- Zum Zeitpunkt der Buchung von Zahlungen (z. B. F-28, F-26 usw.)
- Zum Zeitpunkt der Dokumentanzeige oder -änderung (z. B. FB02, FB03 usw.)
- Zum Zeitpunkt der Kontoanzeige (z. B. FBL1N, FBL5N usw.)
Korrespondenz kann für ein bestimmtes Dokument oder für ein Lieferanten- / Kundenkonto erstellt werden. Nachfolgende Folien erläutern die Erzeugung von Korrespondenz auf verschiedene Arten und deren Druck.
Korrespondenzerzeugung (Methode A): -
Die Korrespondenz kann generiert werden, während Sie das Dokument erstellen, ändern oder anzeigen.
Gehen Sie dazu zu Umgebung> Korrespondenz und wählen Sie den entsprechenden Korrespondenztyp aus, z. B. siehe folgenden Bildschirm in der FB70- Kundenrechnungserstellung: -
Ebenso können Sie die Korrespondenz aus der Dokumentanzeige / -änderung aus der Transaktion erstellen, wie in FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N usw.
Korrespondenzerzeugung (Methode B)
Für vorhandene Buchhaltungsbelege können Sie den Transaktionscode FB12 verwenden .
Nach der Eingabe des Buchungskreises wird nach dem Korrespondenztyp gefragt. Wählen Sie Korrespondenztyp und Sie werden aufgefordert, die Dokumentennummer / Kontonummer einzugeben. usw. basierend auf der Einstellung des Korrespondenztyps. Danach wird die Korrespondenz angefordert.
Korrespondenzerzeugung (Methode C)
Aus der Transaktion F.27 können Sie die Korrespondenz (Kontoauszug) für Lieferanten / Kunden generieren.
Hier "Indikator im Stammsatz" sollte der angegebene Wert mit dem in Kunden- / Lieferantenstammdaten> Buchungskreis> Korrespondenz angegebenen Wert übereinstimmen.
Wenn Sie das Kontrollkästchen "Einzelanforderung" aktivieren und derselbe Lieferant / Kunde Werbebuchungen in mehreren Buchungskreisen hat, wird für jeden Buchungskreis eine separate Anweisung generiert.
Korrespondenzdruck
Korrespondenzdruck (Methode A): -
Verwenden Sie den Transaktionscode F.61 , um den entsprechenden bereits generierten Korrespondenztyp auszudrucken. Bei der Ausführung wird einfach die Korrespondenz gedruckt (Wenn E-Mail / Fax usw. konfiguriert ist, wird die Ausgabe in diesem Format generiert).
Korrespondenzdruck (Methode B): -
In der Transaktion F.64 können Sie den generierten Korrespondenzbrief (Spool) sehen und ausdrucken. (Der Unterschied zu F.61 besteht darin, dass Sie in F.64 auch andere Vorgänge (wie Löschen, Druckvorschau usw.) für bereits generierte Korrespondenzanfragen ausführen können.)
Der generierte Spool kann über die Transaktion SP02 oder System> Eigene Spool-Anforderung angezeigt und gedruckt werden .
Korrespondenz per E-Mail
Pflegen Sie die E-Mail-Adresse in der Einstellung unter Kunden- / Lieferantenstamm> Allgemeine Daten> Registerkarte Adresse> Kommunikation und wählen Sie die Kommunikationsmethode als E-Mail aus.
Pflegen Sie auch die E-Mail-ID unter Kunden- / Lieferantenstamm> Buchungskreisdaten> Registerkarte Korrespondenz.
Anschließend wird die Korrespondenz für diesen Kunden / Lieferanten im E-Mail-Format anstelle der Druckausgabe generiert (unter Berücksichtigung der Benutzerexiteinstellung, die zur Bestimmung der Kommunikationsmethode beim Benutzerexit auf der nächsten Folie vorgenommen wurde.)
(Hinweis: Ebenso können Sie Einstellungen für die Faxausgabe vornehmen, indem Sie die Standardkommunikation als Fax auswählen und die Faxnummer beibehalten.)
Dieser Artikel wurde von Manisha Singh verfasst