In diesem Tutorial erstellen wir ein einfaches Point-of-Sale-System für ein fiktives Einzelhandelsgeschäft. Das System wird vom operativen Personal verwendet, um die täglichen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen. Das taktische Personal wird das System auch verwenden, um die aktuelle Leistung des Einzelhandelsgeschäfts zu überwachen.
Das System kann Daten exportieren, um Excel zu erstellen. Excel wird als Tool zur Entscheidungsunterstützung zur Analyse der Daten verwendet. Die Daten in Excel können auch mit Daten aus anderen Quellen kombiniert werden.
Einzelhandelsgeschäft MIS-Komponenten
1. Geschäftsabläufe
Geschäftsabläufe definieren, wie die täglichen Geschäftsvorfälle ausgeführt werden müssen. Das Point-of-Sale-System wird zur Erfassung der täglichen Verkäufe verwendet.
In der folgenden Liste sind die Aktivitäten aufgeführt, die ausgeführt werden müssen, wenn ein Kunde einen Artikel kauft
- Der Kunde präsentiert die zu kaufenden Artikel an der Kasse
- Der Kassierer durchsucht das System nach dem präsentierten Artikel im System, um den Preis abzurufen
- Der Kassierer gibt die Menge des gekauften Artikels ein und das System berechnet die Gesamtkosten. Dieser Vorgang wird für alle gekauften Artikel wiederholt
- Wenn ein Kassierer einen Artikel oder eine Artikelmenge fälschlicherweise zum System hinzufügt, sollte er diese entfernen können, wenn die Zahlung noch nicht gebucht wurde. Wenn die Zahlung gebucht wurde, sollte der Kassierer nichts entfernen können.
- Nach Überprüfung der gesamten Kundenrechnung sollte das System dem Kassierer ermöglichen, die Zahlung des Kunden zu buchen und eine Quittung für den Kunden auszudrucken.
2 Leute
Die Benutzer, die das System verwenden, sind Kassierer, Buchhalter und Benutzer der Bestandskontrolle. Alle Benutzer müssen buchstäblich Computer sein und in der Verwendung des Point-of-Sale-Systems geschult sein.
3. Hardware
Das Point-of-Sale-System wird Microsoft Access als Datenbankmodul verwenden. Microsoft Access ist ein eigenständiges Datenbankmodul. Daher wird das System auf einem einzelnen Computer ausgeführt. Der verwendete Computer muss die folgenden Spezifikationen aufweisen.
- Mindestens 1 GB RAM
- Mindestens 10 GB freier Speicherplatz auf dem lokalen Laufwerk, auf dem sich die Datenbank befindet
- Auf dem Computer sollte ein Windows-basierter Betrieb mit mindestens Windows XP und höher ausgeführt werden
- Die Prozessorgeschwindigkeit sollte mindestens 1 GHz betragen
4. Software
Der Computer, der mit dem System verwendet wird, sollte die folgenden Mindestspezifikationen aufweisen.
- Microsoft-basiertes Betriebssystem
- Microsoft Office Suite (insbesondere Microsoft Word und Microsoft Access)
5. Daten
Die täglichen Geschäftsvorfälle werden in einer Microsoft Access-Datenbank gespeichert.
Point of Sale-Datenbankwörterbuch
Ein Datenbankwörterbuch beschreibt die Datenbankfelder, ihre Funktionsweise und den Datentyp.
Im Folgenden werden die Tabellen beschrieben, die wir in unserer Datenbank haben werden. Der Einfachheit halber werden wir die Anzahl der Tabellen auf nur vier (4) beschränken.
Produkttabelle
| S / N. | Feldname | Datentyp | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| 1 | Ich würde | Numerisch | Primärschlüssel aufzeichnen |
| 2 | Produktname | String | Produktname |
| 3 | Preis | Numerisch | Der Preis des Produkts |
| 4 | Quantity_at_hand | Numerisch | Verfügbare Menge jederzeit verfügbar |
| 5 | Recommended_supplier_id | Numerisch | Fremdschlüssel, der mit der Lieferantentabelle verknüpft ist |
Kundentabelle
| S / N. | Feldname | Datentyp | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| 1 | Ich würde | Numerisch | Primärschlüssel aufzeichnen |
| 2 | Kundenname | String | Name des Kunden |
| 3 | Total_purchases | Numerisch | Kumulierter Wert des Gesamtumsatzes mit dem jeweiligen Kunden |
Lieferantentabelle
| S / N. | Feldname | Datentyp | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| 1 | Ich würde | Numerisch | Primärschlüssel aufzeichnen |
| 2 | Name des Anbieters | String | Name des Kunden |
| 3 | Kontakt Nummer | Numerisch | Kontaktnummer des Lieferanten |
| 4 | E-Mail-Addresse | String | E-Mail-Adresse des Lieferanten |
Verkaufstabelle
| S / N. | Feldname | Datentyp | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| 1 | Ich würde | Numerisch | Primärschlüssel aufzeichnen |
| 2 | Kundennummer | Numerisch | Kundenspezifische Kennung |
| 3 | Transaktionsdatum | Datum | Das Datum, an dem die Transaktion aufgezeichnet wurde |
| 4 | Amount_paid | Numerisch | Gesamtkaufbetrag |
| 5 | Bezahlt | Boolescher Wert | Boolesches Feld, das anzeigt, ob ein Kunde bezahlt hat oder nicht |
Tabelle mit Verkaufsdetails
| S / N. | Feldname | Datentyp | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| 1 | Ich würde | Numerisch | Primärschlüssel aufzeichnen |
| 2 | sales_id | Numerisch | Kundenspezifische Kennung |
| 3 | Produkt ID | Datum | Das Datum, an dem die Transaktion aufgezeichnet wurde |
| 4 | Menge | Numerisch | Gesamtkaufbetrag |
| 5 | Bezahlt | Boolescher Wert | Boolesches Feld, das anzeigt, ob ein Kunde bezahlt hat oder nicht |
Beziehungsdiagramm der Point-of-Sale-Datenbankentität
Das Entitätsbeziehungsdiagramm zeigt die Beziehung zwischen Tabellen in der Datenbank. In der folgenden Tabelle werden die Beziehungen zwischen den Datenbanktabellen beschrieben
| S / N. | Beziehung | Primär | Unbekannter Schlüssel | Beziehung Natur |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Produkte zum Verkauf | ID in Produkten | Product_id im Verkauf | 1 bis viele |
| 2 | Verkäufe an Kunden | ID bei Kunden | Customer_id im Verkauf | Viel zu viel |
| 3 | Produkte an Lieferanten | ID in Lieferanten | Recommended_supplier_id in Produkten | Viele zu 1 |
Das folgende Bild zeigt die Beziehungen zwischen den Tabellen in unserer Datenbank.
Wie eine Transaktion im System verarbeitet wird
- Das System ruft alle Kundendatensätze aus der Kundentabelle ab und füllt die Dropdown-Kombination
- Die Kassiererin klickt auf die Schaltfläche Neue Transaktion. Dadurch wird ein neuer Datensatz in der Verkaufstabelle erstellt und eine Transaktions-ID generiert.
- Das System ruft alle Produkte aus der Produkttabelle ab und füllt die Dropdown-Kombination aus
- Der Kassierer wählt ein Produkt aus der Dropdown-Liste aus. Das System speichert die Produkt-ID und den Preis für den aktuellen Artikel.
- Der Kassierer gibt die gekaufte Menge ein. Das System berechnet die Zwischensumme basierend auf dem gespeicherten Preis und der eingegebenen Menge. Dieser Vorgang wird wiederholt, bis alle Produkte in das System gebucht wurden.
- Der Kassierer gibt den Betrag ein, den der Kunde bezahlt hat. Das System berechnet die Änderung, wenn der Kunde mehr als den Preis zahlt.
- Der Kassierer klickt auf die Schaltfläche "Nachzahlung". Das System aktualisiert die;
- Produktmenge in der Produkttabelle
- aktualisiert das Feld für den bezahlten Betrag und markiert die Transaktion in der Verkaufstabelle als bezahlt
- Aktualisiert das Feld "Gesamteinkäufe" in der Kundentabelle
Screenshots der grafischen Benutzeroberfläche am Point of Sale
System - Hauptfenster - das ist der Einstiegspunkt in das System. Es ermöglicht den Benutzern, Daten einzugeben, Transaktionen zu verarbeiten, Berichte zu drucken und Verkaufsdaten zur weiteren Analyse nach Excel zu exportieren.
Hier haben wir verschiedene Dateneingabefenster gezeigt, die während des POS verwendet werden, um einen Überblick über das Feld zu geben, das während der Ausführung der Transaktion ausgefüllt wird.
Point of Sale-Fenster, das von Kassierern an der Kasse verwendet wird
Die Benutzeroberfläche ist so gestaltet, dass sie den Kassierer durch die Schritte führt, die zum Buchen einer erfolgreichen Kauftransaktion erforderlich sind.
Fenster zur Eingabe von Kundendaten
Fenster zur Dateneingabe von Produkten
Zusammenfassung
Dieses Tutorial zeigt Ihnen die praktischen Schritte bei der Entwicklung eines Informationssystems und erläutert einen Prototyp eines POS-Systems (Point of Sale). Das System wurde mit Visual Basic für Applikationen (VBA) in Microsoft Access entwickelt.
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