Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein Prozess zur Berechnung des Gehalts und der Löhne von festangestellten und befristeten Mitarbeitern einer Organisation. Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung werden die Anwesenheit, der Bonus, die Überstunden, die Steuerregeln und andere Informationen eines Mitarbeiters berücksichtigt, um die Gehaltsabrechnung dieses Mitarbeiters zu erstellen. Die Gehaltsabrechnung kann täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich und monatlich durchgeführt werden, abhängig von den Gehaltszyklen der Organisation.
Das folgende Flussdiagramm zeigt den SAP-HR-Abrechnungsprozess zusammen mit dem Status des Kontrolldatensatzes in jeder Phase.
Freigegebene Gehaltsabrechnung:
- Zu diesem Zeitpunkt ist der Abrechnungskontrolldatensatz auf "Für Abrechnung freigeben" eingestellt.
- Vergangene und gegenwärtige HR-Stammdaten sind für diese bestimmten Mitarbeiter gesperrt. Zukünftige datierte Änderungen der Stammdaten sind jedoch in Ihrem SAP-System zulässig.
- Wenn die Abrechnung aus der Phase "Beenden" freigegeben wird, rollt das System in die nächste Abrechnungsperiode und erhöht die Nummer der Abrechnungsbereichsperiode im Abrechnungskontrolldatensatz um 1 (z. B. von 01/2008 bis 02/2008).
Gehaltsabrechnung starten:
- Sie führen den Abrechnungslauf für einen Abrechnungsbereich für den im Abrechnungskontrolldatensatz definierten Abrechnungszeitraum aus.
- Wenn Fehler auftreten, erhalten Sie eine Liste der Mitarbeiter, die während der Abrechnung abgelehnt wurden. Das System hat die während der Gehaltsabrechnung abgelehnten Mitarbeiter in einem sogenannten "Matchcode W" gespeichert.
Korrekturen:
- Zu diesem Zeitpunkt wird der Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatensatz auf "Zur Korrektur freigegeben" gesetzt.
- Frühere und aktuelle HR-Stammdaten für diese bestimmten Mitarbeiter werden jetzt für Korrekturen freigeschaltet.
- Sie sollten entsprechende Korrekturen vornehmen, um die Abrechnungsfehler zu beheben.
- Sobald Sie die entsprechenden Korrekturen vorgenommen haben, müssen Sie Freigabe Payroll und starten Abrechnung mit Matchcode W , die nur die Mitarbeiter auswählen , die während des vorherigen Abrechnungslauf abgelehnt wurden.
- Sie können so oft wie nötig zwischen den Phasen "Korrekturen" und "Freigegebene Gehaltsabrechnung" wechseln.
Lohn- und Gehaltsabrechnung beenden:
- Zu diesem Zeitpunkt ist der Abrechnungskontrolldatensatz auf Abrechnung beenden eingestellt .
- Frühere und aktuelle HR-Stammdaten für diese bestimmten Mitarbeiter sind jetzt in Ihrem SAP-System freigeschaltet.
- Die Abrechnung ist für den jeweiligen Zeitraum gesperrt. Sie können in Bezug auf die Abrechnungsergebnisse nicht rückwärts gehen.
Abrechnungsbereich
- In der Regel gibt es in einer Organisation verschiedene Mitarbeitertypen, die mit unterschiedlichen Vergütungshäufigkeiten bezahlt werden. Zum Beispiel werden Arbeiter wöchentlich bezahlt, Angestellte werden monatlich bezahlt, Teilzeitbeschäftigte werden normalerweise zweiwöchentlich bezahlt.
- Der Abrechnungsbereich gruppiert Mitarbeiter auf derselben Abrechnungshäufigkeit (halbmonatlich, monatlich usw.).
- Bei der Ausführung einer Abrechnung für einen bestimmten Abrechnungsbereich werden alle zu dieser Abrechnung gehörenden Mitarbeiter verarbeitet. Dies vermeidet die Notwendigkeit, die Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter, die mit der gleichen Häufigkeit bezahlt werden, individuell durchzuführen
Abrechnungsperioden
- Aufzeichnungen über die Gehaltsabrechnung früherer Monate eines Mitarbeiters werden immer zu Steuer-, Prüfungs- und Retro-Zwecken gespeichert. Angenommen, der aktuelle Monat ist Oktober 2010 und Sie möchten sich auf die Abrechnungsergebnisse für den Monat Januar 2010 für einen Mitarbeiter beziehen, der monatlich bezahlt wird. Es ist sicherlich einfach, nach diesen Daten zu suchen. Was aber, wenn der Mitarbeiter so konfiguriert ist, dass er alle 9 Tage bezahlt wird und Sie wissen möchten, wie seine 16. Gehaltsabrechnung für das laufende Geschäftsjahr aussah? Wie suchen Sie nach diesen Daten? Unbequem, nicht wahr? Geben Sie die Abrechnungsperioden ein.
- Abrechnungsperioden stellen den Zeitraum dar, für den die reguläre Abrechnung durchgeführt wird.
- Es wird durch eine Periodennummer und ein Abrechnungsjahr identifiziert.
- Die Abrechnungsperiode umfasst ein "Startdatum", ein "Enddatum". Im obigen Beispiel hat der Zeitraum 01 für den Abrechnungsbereich xx das Startdatum 01/01 und das Enddatum 01/31
- Für jeden Abrechnungsbereich werden Abrechnungsperioden für aktuelle und zukünftige Jahre generiert.
- Bei der Erstellung von Abrechnungsperioden hängt die Periodennummer vom Periodenparameter (halbmonatlich, monatlich usw.) und vom Beginn des Geschäftsjahres ab. Für Länder, für die das Geschäftsjahr im April beginnt, entspricht beispielsweise die Abrechnungsperiode "01 2010" der Abrechnungsperiode für April 2010.
Zahltag:
- Dies ist das Datum, an dem das Gehalt dem Bankkonto des Mitarbeiters gutgeschrieben wird.
- Zahltag unterscheiden sich von Organisation zu Organisation. Einige zahlen auf dem letzten Arbeitsweg des Monats. Einige Unternehmen zahlen das Gehalt des letzten Monats am 10. des laufenden Monats.
